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行业资讯 | 2021.07.15

无纸化会议和传统会议模式面临的问题

  无纸化会议概念和传统模式面临的问题:

 

  会议的效率低下:召开一个会议时,会务人员必须做大量的前期准备和协调工作。例如:协调会议室使用,制作与会人员桌牌,收集和准备会议资料,打印会议材料,制作投票,统计选票,统计到会,收集程序文件,防止失去敏感的会议资料等。以上工作很难一人完成,需要很多人投入大量的精力,但是由于疏忽,导致会议的组织不成功。

 

  与会人员累:由于采用纸质会议资料,与会者需要大量精力找出自己感兴趣的章节或内容,有时也会有遗漏;会议过程枯燥乏味,特别是对于较复杂的议题参会人员很难理解和把握其核心思想;由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式,会议过程十分枯燥,特别是对于较复杂的议题参会人员难以快速理解和把握其核心思想;多人汇报时,为了使用投影仪,经常换座位,导致会场混乱。

无纸化会议

  应对不良:会议期间与会者发生变动,将不能提供相应的书面桌牌;如果会议资料在会前几分钟才收集完成,就不可能进行大量印刷,影响会议质量。

 

  其表现形式单一:会议内容以纸质材料为主,缺乏必要的多媒体、音视频表现形式,使会议过程枯燥,影响会议目标。像一些纪录片、原理演示动画等宣传、教育或研究类会议,可以起到事半功倍的效果。

 

  装置操作复杂:有些会议室引进了一些硬件设备来提高会议质量,例如:投影仪、音响系统、影碟等。但是,由于各设备接口及连接复杂,办会人员难以全面掌握,或出现问题后难以解决。

 

  严重的资源浪费:传统的会议所需纸张开销很大,而绝大多数的纸质会议资料,会后毫无用处,造成了巨大的资源浪费。当前,我国乃至世界范围内各种资源日益匮乏,节约资源、保护环境已成为当务之急。

无纸化会议

  安全性和保密性隐患:会议内容涉及国家或商业秘密时,对会议资料的管理十分重要。常规会议使用纸质会议资料,易出现丢失现象,难以保障会议资料的安全。

 

  智能会议室包括投影机、视频/电话会议终端、电子白板等众多设备,通过中控系统将各个独立的系统连接在一起,但操作仍然显得不够方便。在传统的会议室中,人们的集体交流需求并未得到很好的满足。而随着全球一体化进程的加剧,会议室内的交流、协作以及提高效率的需求也变得十分迫切。大力推进国家政策无纸化会议进程,联合国实现会议无纸无纸会议,两会大力报道无纸化会议的实用性,高效、节能、环保的总体大环境要求,无纸化会议系统势在必行。

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